Office Manager H/F – CDI (temps partiel possible)

Date de diffusion : 29 mai 2017

Contrat : CDI - temps partiel possible
Rémunération : à déterminer selon le profil


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Nous sommes une startup de 10 personnes spécialisée dans l’informatique BtoB et dont l’activité se scinde entre deux métiers :
  • l’édition de logiciel - notre principale solution s’appelle RUDDER
    • solution innovante de gestion des serveurs informatiques
    • clients grands comptes BMW, Caisse d’Épargne, Novartis...
    • logiciel libre (gratuit et modifiable)
  • l’événementiel - notre principal événement se nomme devops REX
    • conférence professionnelle haut-de-gamme
    • dédié au retour d’expérience sur la méthodologie devops
    • 1ère édition en 2016 et déjà un immense succès
    • événement à guichets fermés avec plus de 400 participants
    • le hashtag #devopsrex en trending topic sur Twitter
    • une dizaine de journalistes spécialisés présents

Nous sommes une entreprise auto-financée depuis sa création en 2010, et à l’esprit de famille très développé. Situés dans le 3ème arrondissement de Paris, à côté de République, les locaux sont proches des principales gares et facilement accessibles via tout type de transport en commun.

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Poste


Votre rôle sera d’animer la vie du bureau dans son ensemble, de venir en soutien à l’équipe de direction dans leurs missions respectives, et de mener des projets transverses spécifiques à votre rôle.

Plus qu’un(e) assistant(e) à qui l’on confie de simples tâches, vous aurez la responsabilité des sujets sur lesquels vous travaillez et serez donc amené(e) à faire preuve d’autonomie et d’initiative, notamment pour interagir avec des interlocuteurs internes et externes.

Sous la responsabilité d’Alexandre, notre responsable de production, vous travaillerez main dans la main avec l’ensemble de l’équipe, votre rôle étant transverse. Vous interviendrez en soutien dans quasiment tous les domaines de l’entreprise - du commerce, marketing, administratif, événementiel, etc. Vous serez donc amené(e) à travailler avec chacun des responsables de ce sujets.

Les responsabilités exactes varieront en fonction de l’actualité de la société, mais en voici quelques exemples :
  • Commerce
    • Réponse initiale aux demandes entrantes
    • Organisation des calls de démonstration produit
    • Phoning ciblé en amont de nos événements de lead generation
    • Suivi des contacts et opportunités dans le CRM
  • Marketing et événementiel
    • Organisation de nos événements internes (séminaires, meetups, etc)
    • Gestion des stocks de goodies et de documentation
    • Préparation de notre présence aux événements externes
    • Soutien à l’organisation de notre événement devops REX
    • Animation du site web
  • Gestion administrative et RH
    • Organisation des embauches (diffusion d’annonces, présélection des candidats, organisation de rendez-vous)
    • Gérer les besoins de l’équipe (notes de frais, suivi des congés et absences, questions RH, organisation de trajets, etc)
    • Suivi de la facturation client (saisie et émission factures et paiements, relance impayés)
    • Interface avec le cabinet comptable (notes de frais, fiches de paie, pièces comptables)
  • Office management
    • Assurer l’accueil physique et téléphonique
    • Gestion des fournisseurs (fournitures de bureau, café, boissons, repas, livraisons, etc)
    • Coordination de la maintenance des locaux et de leurs équipements


Principaux outils utilisés

  • Bureautique
    • Suite Google Apps (Calendar, Drive, Doc, Sheet, Form…)
    • Suite LibreOffice (Writer, Impress, Calc)
  • CRM : Pipedrive
  • ERP : Dolibarr
  • Communication : Slack, Google Hangouts, emails
  • Réseaux sociaux
    • Hootsuite
    • Facebook, Twitter, Linkedin
  • Création graphique : Gimp, Inkscape, Scribus


Profil recherché


Toujours prêt(e) à aider, vous avez rempli plus de cartons que des déménageurs de carrière, refait les CV de tout votre entourage, davantage participé à l’organisation de mariage qu’un wedding planner de stars, monté plus de meubles que le SAV d’IKEA, approvisionné plus de convives en petits fours qu’un traiteur parisien… Bref, à un concours d’égoïsme, vous termineriez en dernière place. En plus de ça, vous êtes un(e) touche-à-tout, curieux-se d’apprendre, quel que soit le sujet. Faire quelque chose dont vous ignoriez l’existence-même la veille est de l’ordre du quotidien pour vous ; c’est votre mode de vie.

Si vous vous êtes reconnu(e) dans ces quelques lignes, c’est parfait, vous êtes la personne que l’on recherche !

  • Bac+2 à Bac+5 en gestion
  • Déjà une première expérience en office management ou assistant(e) de direction
  • Excellente maîtrise du français écrit et oral, et capacité à échanger par écrit et au téléphone en anglais
  • Sens du service
  • Organisé(e) et rigoureux-se
  • Autonome
  • Énergique et enthousiaste


Mais surtout, vous cherchez, au delà du poste, une entreprise qui bouge, ultra connectée mais avec une vraie ambiance familiale, où tout le monde vit en équipe, où règne humour et amour du travail bien fait ! 🙂

Comment candidater ?


Faites-nous parvenir votre candidature sous la forme d'un CV accompagné d'un vrai mail de motivation (par pitié, pas de lettre de motivation générique à l’ancienne, on est en 2017, et pas dans une multinationale à papa, merci) en cliquant sur le bouton ci-dessous.