Les points clés pour un événement réussi !

Bientôt la nouvelle année et à l’approche de celle-ci, on remplit son agenda événementiel !
Normation participe à pas mal d’événements dans l’open source et en organise également plusieurs tels que les devopsdays à Paris ou des formations publiques et journées d’introduction Rudder (la prochaine se déroule le jeudi 15 janvier – il reste des places).

Organiser un événement peut paraître facile au premier abord mais ça demande beaucoup d’organisation et surtout beaucoup d’anticipation. Suivant le type d’événement que l’on veut organiser, il faut correctement en définir le but : communiquer, vendre, se faire voir… et la cible.

Décider de faire ou de participer à un événement n’est pas un choix anodin, ça demande à la fois un investissement financier et humain. Surtout dans une start-up ! On ne se montre pas n’importe où (ben oui, ça coûte cher l’événementiel… Du coup on sélectionne) et lorsqu’on le fait on ne lésine pas sur les efforts pour que notre présence soit de qualité ! Et bien souvent, arrivé dans le rush de l’approche de l’événement, tout le monde participe pour donner un coup de main !

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Voici quelques petits conseils à appliquer systématiquement lorsqu’on fait de l’événementiel :

1) L’anticipation :

La règle numéro 1, qui dépasse probablement toutes les autres, c’est bien celle-ci. Plus facile à dire qu’à faire ! En effet, il est quasi systématique de se retrouver dans le rush les semaines qui précèdent l’événement, le tout est de modérer cette surcharge de travail pour se concentrer sur les choses importantes qui requièrent une attention particulière et pour laisser un peu de temps libre pour gérer les inévitables imprévus de dernière minute.

2) L’objectif :

Lorsque l’événement est identifié, il faut en définir le but. Quel est l’intérêt pour nous de le faire ? Qu’est ce qu’on veut faire passer comme message ? Veut-on simplement se faire voir, trouver des partenaires, des clients, et dans notre cas des utilisateurs, des contributeurs open source ?

3) La cible :

Bien évidemment, en parallèle, nous devons définir le type de personnes que l’on veut toucher. L’événement est-il BtoC ou BtoB ? Qui voulons-nous atteindre ?

Selon la cible de l’événement, la présence sera bien évidemment organisée de manière différente. Par exemple, si la manifestation est plus orientée vers les décideurs, nous mettrons plus de profils commerciaux sur le stand, le dress code sera plus habillé, le stand sobre et professionnel, en évitant les goodies farfelus. Au contraire, si l’événement (dans notre cas) vise les décideurs mais aussi et surtout les développeurs, les sysadmins, les chefs de projet, nous pourrons adapter notre présence qui sera plus décontractée et mettre plus de profils techniques sur le stand, être habillés -mais pas trop, faire des démos etc.

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4) La date :

Pour la fixer, il faut étudier les événements similaires organisés dans votre région afin d’éviter les interactions, préférer les mardi ou jeudi et éviter les ponts et les vacances scolaires de votre région si l’événement vise un public local ou bien toutes s’il vise plus large.

Pourquoi les mardi et jeudi ? Car le lundi, on reprend le boulot, on doit traiter nos mails, organiser notre semaine, préparer des réunions et ce n’est définitivement pas un jour optimal pour se balader à des événements !

Le mercredi, c’est le jour des enfants.

Enfin, le vendredi, beaucoup quittent le travail tôt soit parce que c’est l’habitude de la boîte, ce sont les départs en weekend, ou tout simplement, il faut préparer la semaine suivante…

Inutile d’expliquer pourquoi éviter les ponts et les vacances scolaires, vous l’aurez compris par vous-même !

5) Le lieu :

Vous pouvez réaliser votre événement dans vos locaux pour une image plus corporate et conviviale (s’ils sont assez grands, bien évidemment !) ou bien dans une salle correspondant à votre cible. Votre choix se fera essentiellement en fonction du message à faire passer, de l’image à véhiculer et du ton que vous voulez donner à votre manifestation.

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6) Les supports de communication et les goodies :

Des mises à jour à faire sur vos kakémonos, posters, plaquettes ? N’attendez même pas de savoir la date de votre événement, parole de scout ! Faites le dès que vous avez un creux dans votre emploi du temps, peu importe quand dans l’année, mais l’idéal étant que ces supports soient déjà prêts et reçus avant l’événement afin que l’on ait pas à s’en soucier à l’approche de celui-ci.

7) La communication :

Cette manifestation, vous la faites dans le but de toucher une certaine cible. Seulement, si vous ne la prévenez pas que vous serez présent, qui viendra vous voir ? Des gens curieux à la limite… Alors, communiquez auprès de votre cible, voire envoyez leur un save the date et une invitation quelques mois avant l’événement, et ceci est indispensable lorsque c’est vous l’organisateur.

8) Débrief :

Une fois l’événement terminé, il est important de pouvoir discuter avec l’équipe de ce qui allait et de ce qui n’allait pas et des éventuelles difficultés rencontrées par chacun pour faire toujours mieux la fois d’après.

Petit + : toujours avoir des bonbons ou des gâteaux sur son stand lors d’un salon / forum et quelques plantes pour égayer le tout !

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Voilà ! Vous avez maintenant l’essentiel pour un événement réussi ! Je vous souhaite bien du courage et du sommeil pour l’organisation de votre prochaine manifestation !

Déc, 18, 2014

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